Responsable des programmes ROFAF

Le ROFAF publie une offre d’emploi pour un poste de responsable des programmes pour assurer la coordination de ses différentes activités. Date limite 12 juin 2012.

Details du poste
Titre du poste : Responsable des programmes
Lieu : Lomé
Type du Contrat : Contrat à durée déterminée
Durée du Contrat : un an assorti de 3 mois de probation
Date limite pour le dépôt des candidatures : 12 juin 2012
Historique
Le Réseau des Organisations Féminines d’Afrique Francophone (ROFAF) est une organisation internationale non gouvernementale apolitique et à but non lucratif créé le 28 juillet 2006 et dont la mission est de mobiliser les ressources financières pour faire avancer les droits des femmes en Afrique francophone. Les objectifs du ROFAF sont de :
Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives de ses organisations membres ;
Renforcer les capacités institutionnelles de ses organisations membres ;
Œuvrer au respect des droits des femmes en Afrique francophone.
Le secrétariat du ROFAF est basé à Lomé mais l’organisation mène des activités dans plusieurs pays d’Afrique francophone en collaboration avec ses organisations membres basées dans ces pays.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses initiatives, le ROFAF cherche à recruter une Responsable des programmes pour assurer la coordination de ses différentes activités.
Résumé des principales fonctions
Travaillant sous la supervision de la Directrice Exécutive (DE) du ROFAF, la Responsable des programmes est principalement chargée de :
Coordonner de la mise en œuvre des différents programmes du ROFAF
Contribuer à l’élaboration des projets et programmes à soumettre aux donateurs
Contribuer à la stratégie de mobilisation des ressources pour les activités du ROFAF
Assure l’élaboration des rapports
Gérer les ressources matérielles et immatérielles du ROFAF
Gérer les ressources humaines du ROFAF et les politiques y afférant
Qualifications
Formation :
Diplôme universitaire du second cycle (licence ou maitrise) en sciences sociales, en gestion des entreprises ou des administrations publiques ou dans une discipline apparentée
Expérience professionnelle :
Au moins 5 à 7 années d’expérience professionnelle, dont au moins 3 à un niveau de responsabilité similaire et dans la coordination des programmes de développement ciblant les femmes ;
Excellente connaissance des droits des femmes sur le plan global et plusieurs années d’expérience de travail dans le secteur non lucratif/des ONG, de préférence dans une organisation des droits des femmes ;
Expérience avérée en gestion et dans la supervision de programmes de développement ciblant les femmes ;
Expérience avérée en matière de gestion opérationnelle et d’établissement de partenariats stratégiques ;
Une expérience au sein d’une organisation régionale est fortement souhaitable ;
Familiarité avec les procédures et les conditionnalités des bailleurs de fonds, des agences de développement et des ONG ;
Expérience dans le domaine de la mobilisation des ressources et de la négociation des financements ;
Une bonne connaissance des règles de gestion financière et des politiques, procédures et opérations financières est fortement souhaitable ;
Bonne connaissance des pratiques en vigueur en matière de gestion des ressources humaines et d’administration au sein des organisations à but non lucratif ;
Bonne maîtrise de l’outil informatique (traitement de textes, tableurs et autres applications) ;
Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à les accomplir dans des délais courts et sous pression ;
Aptitude à superviser, déléguer et motiver le personnel.
Connaissances linguistiques :
Le français est la langue de travail du ROFAF. Pour ce poste, la maîtrise du français à l’oral et à l’écrit est indispensable. La connaissance de l’anglais est un atout.
Fonctions et responsabilités
Fonction 1 : Coordination de la mise en œuvre des programmes et activités du ROFAF
Supervise la mise en œuvre des différents programmes du ROFAF notamment : le Programme de renforcement des capacités, le programme de communication et d’information, et le programme de subventions ;
Assure l’administration du budget ordinaire des activités du ROFAF dans le respect des politiques organisationnelles et des normes des bailleurs de fonds et s’assure de la disponibilité des fonds pour l’exécution des différentes activités ;
Représente le ROFAF aux réunions sur demande ;
Entretient/établit, sur instruction de la DE, des liens de partenariat stratégique avec d’autres organisations et réseaux de femmes ;
En tant que membre de l’équipe de gestion, contribue à la gestion globale de l’organisation, ainsi qu’à l’élaboration et la mise en œuvre d’orientations stratégiques, de politiques, de normes et de systèmes.
Assume toute autre tâche ou fonction qui sera nécessaire.
Fonction 2 : Contribution à l’élaboration des projets et programme à soumettre aux donateurs
Contribue à la préparation du projet de plan stratégique du ROFAF ;
Contribue au développement de nouvelles initiatives, notamment : la définition des objectifs, des stratégies et activités et l’élaboration du budget ;
Collabore à l’élaboration et la finalisation des documents projets/programmes conformément aux canevas des donateurs.
Fonction 3 : Contribution à la stratégie de mobilisation des ressources pour les activités du ROFAF
Contribue à la recherche de nouvelles sources de financement pour les activités du ROFAF ;
Contribue à l’identification des partenaires financiers potentiels du ROFAF ;
Contribue au processus de recherche de financement ;
Contribue au processus de négociation des financements avec les donateurs ;
Contribue aux efforts de fidélisation des partenaires actuels du ROFAF.
Fonction 4 : Élaboration des rapports
Prépare et soumet à la DE un rapport trimestriel sur les activités du ROFAF ;
Supervise la préparation, par la Chargée des finances, du rapport financier trimestriel
Collabore avec la DE à la préparation du rapport annuel sur les politiques, programmes et opérations mis en œuvre ;
Collabore avec la DE à la préparation du plan opérationnel de l’année suivante à soumettre au Conseil d’Administration.
Fonction 5 : Gestion des ressources matérielles et immatérielles du ROFAF
Gère les ressources matérielles et immatérielles du ROFAF dans le respect des règles et procédures contenus dans le manuel de procédures administratives du ROFAF ;
Tient et met régulièrement à jour le registre des biens du ROFAF
Veille sur l’ensemble du patrimoine du ROFAF et s’assure de leur immatriculation et de la mise à jour des polices d’assurance
S’assure que le personnel fait un bon usage des matériels de l’organisation qui ont été mis à leur disposition dans le cadre de leur travail
S’assure que l’organisation prend toutes les mesures appropriées de sécurité pour la protection et la sécurité de ses biens matérielles et immatérielles et que tou-te-s les employé-e-s appliquent ces mesures.
Fonction 6 : Gestion des ressources humaines du ROFAF et des politiques y afférant
Sous la supervision générale de la DE recrute et supervise le travail de l’ensemble du personnel en étroite collaboration avec les responsables des différents programmes/départements ;
Coordonne le processus de recrutement du personnel ;
Supervise le recrutement des stagiaires, des consultant-e-s et autres expert-e-s recruté-e-s pour des périodes de courte durée ;
S’assure de la mise en œuvre et du respect des dispositions contenues dans les manuels de procédures administratives et dans le manuel des employés du ROFAF et coordonne le processus de leur mise à jour ;
Collabore avec la DE pour déterminer quelles stratégies mettre en œuvre pour s’assurer qu’au quotidien les employés font leur travail dans le respect des procédures ; Relève les pratiques déviantes et travaille à les corriger
Gère et met à jour les dossiers du personnel
Coordonne avec les responsables départementales et la Directrice exécutive le processus d’évaluation des performances du personnel et s’assure qu’il se fasse avant l’échéance de chaque contrat ;
Identifie les besoins en formation du personnel et détermine comment l’organisation peut apporter son soutien au renforcement de leurs capacités ;
S’assure de la mise à jour de toutes les polices d’assurances ;
Supervise la gestion des ressources financières faite par le Cabinet d’assistance comptable qui gère la comptabilité du ROFAF ;
Contribue à créer un environnement de travail entrepreneurial et collaboratif qui favorise l’efficacité, l’efficience, l’innovation et l’apprentissage.
Competences
Professionnalisme :
Aptitude à discerner les problèmes, créneaux et risques stratégiques ;
Aptitude à définir et à proposer une orientation générale qui emporte l’adhésion ;
Aptitude à bien faire comprendre les liens existant entre la stratégie du ROFAF et les objectifs connexes de chaque département ;
Compétences techniques et aptitude à innover avérées se traduisant par l’exécution et/ou la supervision efficaces de la planification, de la mise au point et de la gestion des opérations ;
Excellentes aptitudes à la négociation et discernement ;
Aptitude à tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; aptitude à faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
Aptitude à évaluer dans leur contexte les missions assignées, à planifier son travail et à gérer des priorités concurrentes ;
Aptitude à agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
Aptitude à faire preuve de persévérance face aux obstacles et aux difficultés ;
Aptitude à garder son calme dans les situations de crise.
Aptitude à la communication :
Excellentes aptitudes à rédiger et à s’exprimer, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Aptitude à conseiller et guider ses collègues, notamment ses collaborateurs ;
Écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ;
Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ;
Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ;
Partager l’information avec toutes celles et tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun-e au courant ;
Aptitude à défendre le bien-fondé de décisions et prises de position difficiles au sujet de questions importantes devant le personnel, les membres du Conseil d’Administration et les membres du ROFAF et les organisations partenaires.
Esprit d’équipe :
Aptitude à établir et entretenir de bonnes relations de travail avec des personnes de nationalités et de cultures différentes, dans le respect de la diversité ;
Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs du ROFAF ;
Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun-e et être prêt à apprendre d’elle/de lui ;
Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ;
Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs ;
Réel sens des relations humaines et aptitude à travailler avec des interlocuteurs extérieurs à l’Organisation.
Aptitude à planifier et à organiser :
Aptitude avérée à planifier et organiser des activités qui exigent une connaissance approfondie des choix stratégiques et aptitude à intégrer le travail de l’unité administrative ou du département dans le programme de travail du ROFAF ;
Aptitude avérée à définir des orientations stratégiques et des priorités et à organiser efficacement le travail dans le sens d’une productivité optimale et de la réalisation des objectifs fixés ;
Aptitude avérée à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ;
Aptitude avérée à modifier les priorités en fonction des besoins ;
Aptitude avérée à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses tâches ;
Aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ;
Aptitude avérée à suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ;
Aptitude avérée à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Qualités de chef :
Créativité, hauteur de vues et sûreté de jugement ;
aptitude à gérer efficacement le travail du Secrétariat et à assumer des responsabilités hiérarchiques.
Suivi du comportement professionnel :
Aptitude à diriger et compétences avérées en matière d’encadrement.
Aptitude à encourager chacun à faire de son mieux et à coordonner et superviser le travail d’autrui.
Sûreté de jugement/aptitude à décider :
Discernement et esprit d’initiative, imagination et ingéniosité ;
Aptitude à recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision ;
Aptitude à s’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer ;
Aptitude à ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation ;
Aptitude à ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ;
Aptitude à vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits ;
Aptitude à s’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés ;
Aptitude à savoir prendre des décisions difficiles quand les circonstances l’exigent.
Souci des membres :
Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les membres et les partenaires du ROFAF en gagnant leur confiance et leur respect ;
Discerner les besoins des membres et trouver les moyens d’y répondre ;
Suivre l’évolution de la situation des organisations membres, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir leur fournir l’assistance appropriée ;
Tenir les membres informés de l’avancement des projets/programmes du ROFAF ;
Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Le Secrétariat du ROFAF est un espace non-fumeur.
Date limite 12 juin 2012
Comment postuler
Il est vivement recommandé à tous les candidats de présenter leur candidature aussi tôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste.
Pour postuler, s’il vous plait envoyez, votre dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un résumé ou un curriculum vitae récent, la copie des diplômes et attestations par courrier électronique à : emplois chez rofaf.org. S’il vous plait inclure « Responsable de des programmes » dans l’objet du message.
Pas d’appels téléphoniques s’il vous plait.
Nous remercions toutes les postulantes, mais seules les candidates pré-selectionnées pour une interview seront contactées.

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